Les éléments d’organisation requis en vue de la labellisation

Mise en place d’un Comité de pilotage (COPIL)

Le COPIL est composé des élus et personnes référentes dans les domaines et sous-domaines VDI identifiées dans la collectivité, afin de traiter les questions de façon transversale. D’autres acteurs du territoire peuvent en faire partie : associations, organismes institutionnels…

Il se réunit minimum 2 fois par an, chaque réunion faisant l’objet d’un ordre du jour et d’un compte rendu des prises de décisions. Il joue un véritable rôle moteur pour la politique VDI (décisions constructives et ambitieuses, lancement de nouvelles études ou actions…). Il doit être légitimé par l’organe délibérant de la collectivité.

Désignation d’un(e) élu(e) référent(e)

Il ou elle assure le portage politique de la démarche. Il/elle vérifie que les enjeux Ville Durable et Innovante sont connus, compris, et fassent l’objet d’un consensus au sein de la collectivité, notamment lors des délibérations. En binôme avec le/la chef(fe) de projet, l’élu(e) référent(e) rédige et signe les différents documents à l’attention de la Commission nationale du label.

Désignation d’un(e) chef(fe) de projet VDI

Sous le contrôle du COPIL VDI, le chef de projet VDI a en charge le pilotage opérationnel, à la fois, de la mise en œuvre de la stratégie/feuille de route VDI de la collectivité et de la labellisation VDI de celle-ci. Il/ elle organise les échanges avec les membres du COPIL. Il/elle organise l’évaluation des objectifs des domaines 1 à 5 du référentiel VDI avec les différents référents de la collectivité, avec lesquels il/elle prépare le dossier de labellisation. Il/elle assure la transmission du dossier de labellisation à son contact national VDI, et organise les échanges avec l’auditeur (réponses aux questions, compléments d’informations, apports de preuves manquantes…), ainsi que la mise à jour de la feuille de route VDI en vue de la prochaine labellisation.

Choix des référents VDI

Ils sont désignés par le COPIL VDI au sein des directions des services techniques concernées par les domaines 1 à 5 du label VDI, pour être les interlocuteurs clés sur les différents objectifs VDI. Ce sont des personnes qui maitrisent les sujets relatifs à ou aux objectif(s) VDI qui leur ont été attribués, ces sujets faisant partie de leurs missions. Plusieurs référents peuvent être nécessaires pour le même objectif ou domaine VDI.

Mise en place d’un comité technique dédié

Il s’agit d’un groupe de travail, composé des référents VDI qui :

• Echangent sur les objectifs du Label VDI,
• Travaillent à l’évaluation de chacun de ces objectifs,
• Elaborent des propositions d’actions à mettre en œuvre pour améliorer certains objectifs,
• Rendent compte, au COPIL VDI et aux porteurs politiques de la collectivité, de la stratégie VDI, de l’avancée technique des dispositions mises en œuvre dans le cadre du processus de labellisation.

Les élus et agents sont accompagnés par le Comité technique VDI sur l'ensemble des objectifs VDI complémentaires aux domaines climat air énergie et économie circulaire.

• L'engagement de la collectivité dans le label VDI, à la mise en œuvre d'un organisme de gouvernance dédié (COPIL VDI et chef de projet VDI), aux ressources naturelles, humaines et financières, à l'implication des parties intéressées,
• La coopération au sein de l'intercommunalité,
• La publication de rapports réguliers sur les progrès en matière de stratégie VDI, - Les échanges d’informations, d’expériences et d’outils avec les autres communautés territoriales,
• L'organisation d'événements relatives aux thématiques VDI sur le territoire de la collectivité