Le Processus de labellisation
Les collectivités pouvant prétendre au Label VDI
- Être un EPCI
Pour s’engager dans le processus de labellisation, la collectivité doit être un Établissement public de coopération intercommunale (EPCI) à fiscalité propre, à savoir une communauté de communes, une communauté d’agglomération, une communauté urbaine ou une métropole.
Une pondération adaptée spécialement aux EPCI insulaires et tropicaux, permettant de prendre en compte leurs spécificités et leurs compétences, sera prochainement mise à disposition des candidats.
- Être une Commune
Les communes peuvent également s’engager dans le processus de labellisation VDI sur la base du même référentiel.
Cependant, conscients de certaines difficultés pour des collectivités d’échelle communale, de répondre à certaines questions, il est considéré que seules des collectivités de plus de 15 000 ou 20 000 habitants, disposant de services techniques, peuvent se porter candidates pour le Label VDI.
Un travail est en cours avec les communes actuellement candidates et avec celles qui rejoindront le processus dans les mois qui viennent, pour affiner et mieux adapter le système de notation à leur échelle.
- S'engager dans le programme Territoire Engagé Transition Ecologique de l'ADEME
La collectivité candidate doit aussi avoir, au jour où elle soumet son dossier de labellisation à l’audit VDI, déjà obtenu au moins 1 étoile du label Climat Air Energie du programme Territoire engagé dans la Transition Ecologique de l’ADEME. Cette labellisation garantit l’engagement actif de la collectivité dans une politique de transition écologique durable et ambitieuse, brique indispensable dans une démarche de développement durable.
Il sera aussi demandé aux collectivités aspirantes au Label VDI de s’engager, par écrit, sur leur intention à entrer dans le parcours de labellisation « Economie Circulaire » (ECi) du même programme Territoire Engagé Transition Ecologique de l'ADEME. Cette labellisation ne sera néanmoins pas un préalable à une première labellisation VDI. Les collectivités intéressées seront alors orientées vers les directions régionales de l’ADEME concernées.
LA PHASE PRÉALABLE
S’engager dans la labellisation VDI
Pour s’engager dans la labellisation VDI, une collectivité doit suivre les étapes suivantes :
1. Optionnel : La collectivité écrit ou appelle un contact national VDI (agent d’Efficacity ou du Cerema) pour se renseigner sur les modalités d’engagement dans le Label VDI
2. Optionnel : La collectivité crée un compte sur le site internet label-vdi.fr et peut alors accéder à un outil simplifié lui permettant de situer ses politiques et actions par rapport au référentiel VDI (Instantané VDI en ligne)
3. La collectivité réalise son Instantané VDI de manière collégiale entre personnes déjà en position transverse dans son organisation. Elle obtient un résultat exportable.
4. La collectivité prévoit un rendez-vous avec un contact national VDI afin d’échanger, au regard des résultats de son auto-évaluation et de son organisation en termes de DD, sur l’opportunité de se lancer dans une labellisation VDI
5. Le contact national VDI oriente la collectivité vers le remplissage de son profil et de son organisation sur la plateforme Démarches Simplifiés Label VDI et vers un accompagnement sur mesure (plus ou moins autonome) pour l’obtention de sa 1ère étoile et les étapes ultérieures
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Phase préalable
Prise de contact et situation de la collectivité par rapport au référentiel du label VDI.
LA PHASE D'INITIATION
Réaliser son premier diagnostic VDI
Il s’agit d’une phase nécessaire pour la première labellisation d’une collectivité.
Cette Phase 1 d'Initiation :
- Permet d’obtenir la 1ère étoile du Label VDI : en étant accompagné ou non
- Cette 1ère étoile correspond à une labellisation VDI dite « en cours »
- Elle n’est ouverte qu’aux collectivités qui s’engagent pour la première fois dans la labellisation VDI (mais reste optionnelle)
Dans tous les cas la collectivité devra :
- fournir de données et documents de base concernant son Profil VDI (questionnaire),
- mettre en place son dispositif pour la labellisation : désignation d’un pilote VDI, un élu référent VDI, des référents « thématiques » liés aux domaines VDI + indication des complémentarités de cette organisation (en cas de labellisation Climat Air Energie en cours ou en démarrage...)
- réaliser une auto-évaluation ou une évaluation accompagnée (sur la base du référentiel VDI)
Si la Phase 1 est réalisée sans accompagnement :
- L’auto-évaluation est effectuée par la Collectivité en autonomie
- L’auto-évaluation sera validée par l’équipe de pilotage et la commission du Label VDI
- Le Diagnostic obtenu pourra être consolidé en début de Phase 2 si la Collectivité poursuit dans la labellisation
Si la Phase 1 est réalisée avec accompagnement par un Conseiller VDI :
- L’évaluation est animée, orientée et validée par le Conseiller VDI
- L’évaluation sera validée par la commission du Label VDI
- Le Diagnostic est déjà consolidé et la Collectivité qui poursuit la labellisation pourra directement passer à la feuille de route
La durée prévisionnelle pour cette Phase 1 d’Initiation est estimée à 4 à 6 mois.
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Phase d'initiation
(Auto)-évaluation pour l’obtention de la 1ère étoile du Label VDI
LA PHASE DE PROGRESSION
L'étape clé de la procédure de labellisation
Il s’agit d’une phase nécessairement accompagnée par un Conseiller VDI
Consolidation du diagnostic / identification des points forts et des progressions possibles :
- dans le cas d'une Collectivité 1 étoile :
- compléments avec l’appui d’un conseiller VDI, de son auto-évaluation (si elle a réalisé la Phase 1 en autonomie)
- consolidation non nécessaire si l'évaluation en Phase 1 a été accompagnée par un Conseiller VDI - dans le cas d'une collectivité déjà labellisée (2 étoiles ou plus) : mise à jour du Diagnostic avec l’appui d’un conseiller VDI
Rédaction d'une feuille de route VDI :
- comprenant des objectifs ciblés sur des thématiques identifiées, déclinés en actions opérationnelles
- avec l’appui d’un conseiller VDI
Suivi du plan d'actions VDI :
- avec des points d'étapes à définir selon les délais convenus
- avec l’appui d’un conseiller VDI
La durée prévisionnelle pour cette Phase 2 de Progression est estimée à 10 à 16 mois.
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Phase de Progression
Mise en place d’une feuille de route VDI et suivi des actions
LA PHASE D'ATTRIBUTION DU LABEL
Le remplissage du dossier de labellisation
Dépôt du dossier via une plateforme VDI en ligne sur le site « Démarches-simplifiées.fr »
- le remplissage du Dossier de labellisation correspond à une mise à jour du Diagnostic réalisé en début de Phase 2 (Progression), au regard des résultats des actions issues de la feuille de route VDI
- il peut être réalisé en autonomie par la Collectivité candidate ou accompagné par un Conseiller VDI si elle le souhaite.
Transmission du dossier au contact national VDI
Désignation d'un auditeur VDI par Efficacity et le Cerema pour évaluer le dossier de labellisation de la collectivité
L'audit
Réalisation de l'Audit VDI :
- Prise de connaissance du dossier rempli par la collectivité
- Première appréciation / Préparation de questions
- Visite / Rencontre avec la collectivité et les référents (questions, justifications supplémentaires demandées…)
- Rédaction de l'avis de l'Auditeur VDI pour la Commission Nationale VDI
Transmission par l'Auditeur de son audit à la Commission nationale VDI
Délivrance ou non le Label VDI par la Commission nationale VDI, avec le nombre d’étoiles correspondantes
La durée prévisionnelle pour cette Phase 3 d’Attribution du Label est estimée à 3 à 4 mois pour la partie dépôt du dossier de labellisation.
La remise du Label VDI
Efficacity et le Cerema remettent à la collectivité son Label, avec la note correspondante, lors d’un évènement périodique du label VDI
Une fois le Label VDI obtenu, la collectivité peut communiquer sur ses résultats grâce à un bloc-marque incluant la note obtenue sur le référentiel VDI (Innovation, Social, Economie, Résilience, Gouvernance), et nécessairement les notes obtenues sur le Label Climat Air Energie, et le Label Economie Circulaire (si la collectivité est déjà engagée dans ce dernier).
La notation du Label VDI va de 0 à 5 étoiles. Il est interdit de communiquer séparément sur la note obtenue sur le référentiel VDI. Dans le cas de la première étoile du Label VDI, la collectivité peut choisir d'indiquer, au lieu de 1 étoile, la mention "en cours" ou "en cours de labellisation".
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Phase d’Attribution du Label
Dépôt du Dossier de labellisation et obtention du Label VDI